Esta semana retomamos la serie de productividad personal. Ya habréis descubierto que soy un loco de la productividad. Me gusta aprender e implantar metodologías que ayuden a centrar mi trabajo, enfocarme y concentrarme al máximo en el momento. La gestión de tareas es uno de los aspectos más complejos y que más inestabilidad me ha generado personal y profesionalmente. Por ello, en este artículo vamos a hacer un repaso de los principales problemas y algunos consejos prácticos. Y terminaré con una declaración de intención: construir una herramienta online para optimizar este proceso en base a mi experiencia.

Gestión de tareas: problemas y complicaciones

Mis problemas en la gestión de tareas se centran en un hecho muy significativo. Como "Starter" y emprendedor estoy acostumbrado a cargar mi día a día de un elevado número de tareas. Este es uno de los principales errores para lograr una productividad personal óptima. Tu energía diaria y tu tiempo no son ilimitados, por lo que sólo podrás realizar un determinado número de tareas diarias con la calidad necesaria. Acostumbro a utilizar el concepto de "energía diaria" gracias al experto Beto Pena de ThinkWasabi. Es una idea muy visual. Imagina que tenemos una batería (como si fuesemos un aparato electrónico). Esta energía se consume con cada tarea que ejecutamos. Se agota y necesitamos descansar para recargar nuestras baterías.

Claves para controlar la gestión de tareas

• Anota cada tarea. Puedes utilizar diferentes herramientas, pero deberás anotar las tareas lo antes posible en un mismo lugar. Así descargarás tu cabeza de aspectos que puedes olvidar fácilmente. Lo más sencillo es utilizar una simple libreta. Si quieres eliminar el papel de tu vida diaria, puedes utilizar aplicaciones como Trello, Wunderlist, Todoist, etc.
• Clasifica las tareas por proyectos. Identifica si es una tarea profesional o personal, a qué proyecto pertenece, si participarán otras personas en su ejecución y si tendrás que informar a alguien cuando vayas avanzando.
• Define las necesidades y participantes de cada tarea. Es posible que para completar una tarea necesites cierta información de terceros. Identifica estas necesidades para crear sub-tareas que te ayuden a tener toda la información disponible antes de comenzar a realizar la tarea. Así evitarás "procastinar" y dejar cosas "a medias".
• Definir correctamente el tiempo estimado por tarea. Normalmente no somos suficientemente generosos y creemos que completaremos las tareas en menos tiempo del necesario. No estimar bien los tiempos hará que tu calendario sea inestable. Medir lo tiempos es la base para una estimación más precisa.
• Prioriza tus tareas. No todas las tareas tienen la misma importancia. Trata de ser objetivo en la definición de prioridades y no dejes que alguien interesado las defina por ti. Idealmente deberías ejecutar las tareas más importantes al inicio de tu jornada (algo que los americanos llaman "Eat the frog" -come la rana-).
• Traslada tus tareas al calendario (técnica del TimeBlocking). Si no asignas un día y una hora, tu lista de tareas se convertirá en una lista de propósitos sin cumplir ni controlar.
• Haz seguimiento semanal de tus tareas. Yo reservo un bloque de dos horas cada viernes con este objetivo.
• Comparte información. La comunicación es otro de los factores de éxito en una correcta gestión de tareas. Normalmente trabajarás en equipo o realizarás tus tareas profesionales para clientes. Perdemos muchas horas informando de los progresos a todos los implicados. Todos quieren estar actualizados. Si trabajas con alguna herramienta online, procura que los participantes puedan acceder a algún sistema en el que puedan informarse del estado de cada tarea (incluso que puedan recibir notificaciones por email cuando se actualice el progreso).

Tipos de gestión de proyectos

La tipología para gestionar las tareas en proyectos se divide en varios grupos, que analizaré en posteriores artículos de forma detallada:

• ToDo List (listas de tareas). Lo recomiendo únicamente para anotar todo y que no se te olvide nada. La versión más extendida es la metodología productiva más popular en la actualidad: el método GTD (Getting Things Done). Fue publicado por el experto David Allen en su libro "Organízate con eficacia". Se basa en tres procesos respecto a las tareas: almacenamiento, seguimiento y revisión.
• Waterfall (cascada): Es un procedimiento más gráfico y se marca un punto de inicio y un punto final. El ejemplo más típico son los diagramas GANTT.
• Agile (ágil): Es el método más extendido actualmente que permite un desarrollo más fluido del proyecto. Destacan metodologías como Scrum o Kanban. Es el método que más utilizo actualmente junto al TimeBlocking.

Anuncio: mi siguiente proyecto paralelo

He probado muchas de las herramientas para la gestión de tareas y proyectos que existen en el mercado. BaseCamp me parece la más completa en estos momentos. Pero no completa el círculo de claves que he mencionado anteriormente. Por ello, una vez se vaya acercando el lanzamiento de Rezoomen (el proyecto paralelo que actualmente tengo activo) comenzaré a trabajar en el desarrollo de un sistema que reúna las mejores prácticas que he podido experimentar en la gestión de tareas y proyectos a lo largo de mi carrera como emprendedor de soluciones online. Dedicaré artículos periódicos para explicar el avance en este nuevo proyecto paralelo.

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