Intento ser transparente. Para ayudaros, creo que es muy importante repetir constantemente aquellas máximas que considero realmente importantes. Me gusta recalcar mis claves para gestionar la vida personal y profesional. El tiempo es un factor muy valioso. En ocasiones lo infravaloramos. Es limitado y gestionarlo correctamente marca la diferencia entre una persona productiva y otra "ocupada". La ley de Parkinson parte de una observación realizada por Cyril Northcote Parkinson, quien asegura que:
el trabajo se expande hasta que se termina el tiempo disponible para su culminación.
En mis 15 años de experiencia profesional he comprobado diariamente la certeza de esta afirmación. A nuestro alrededor podemos detectar cada día ejemplos reales que demuestran que poner plazos muy largos para ejecutar una tarea reduce la eficiencia del trabajo. Además, ampliar artificialmente estos plazos no asegura que finalmente se cumplan. Siempre encontraremos la forma de complicar la tarea y mantenernos ocupados más tiempo del que sería necesario.
Cómo sacar partido a la ley de Parkinson
Una vez que hayas comprendido y asumido que esta ley es cierta, puedes aplicar algunas buenas prácticas para lograr ser más productivo:
- Utiliza la técnica de TimeBlocking para poner una fecha y hora limitada a tus tareas. Es correcto marcarse como propósito escribir un Post en un día determinado, pero es preferible asignar a la tarea un tiempo limitado, así evitarás caer en los efectos negativos de la Ley de Parkinson.
- Divide las tareas más complejas. Son las más peligrosas puesto que requerirán mucho tiempo y la influencia de la Ley de Parkinson será mucho mayor. Anota en tu bloque te tiempo qué sub-tarea vas a realizar. Esto enfocará tu trabajo.
- Limita las tareas menos productivas asignando un tiempo máximo entre 30 minutos y 1 hora al día. Generalmente son tareas repetitivas como revisar el correo, redes sociales, etc. Como ya sabrás, son sumideros de tiempo muy peligrosos que podrían arruinar tu productividad personal.
- Separa al máximo tu vida personal y profesional. Esto es realmente complicado, especialmente si eres emprendedor. Pero estar constantemente ocupado no es sinónimo de ser productivo. Si mejoras tu productividad, podrás dedicar más tiempo a ti y a tu familia.
- Intenta marcarte un tiempo para cada tarea que suponga un reto. Pero los retos deben ser viables.
- Evita procastinar. ¿Qué tarea llevas tiempo posponiendo? Hazla.
- Utiliza la técnica conocida como "eat the frog" (traducida literalmente como cómete la rana). Consiste en hacer siempre primero lo más importante.
- Haz que tu proyecto se base en la filosofía LEAN. Especialmente en proyectos online, ser excesivamente perfeccionista o querer incorporar demasiadas prestaciones inicialmente a tu proyecto, harán que el tiempo de lanzamiento se alargue innecesariamente.
Gestionar las tareas y su relación con el tiempo es más complejo cuando trabajas en una organización grande. Coordinar tu agenda con la de un equipo grande de trabajo es complejo. Y es más complicado cuanto más vertical sea la organización. Lo ideal será dar libertad a tu equipo para gestionar su agenda de trabajo cumpliendo ciertos hitos, pero ésta es una práctica con la que muy pocas veces me he encontrado en España.
Otras variantes de la Ley de Parkinson
Con el tiempo, han surgido otras aplicaciones de la ley de Parkinson en disciplinas alternativas a la productividad personal. Junto con la original, conforman las tres leyes de Parkinson:
- Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos.
- El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia (Ley de la trivialidad). Debemos cuidar este aspecto y evitar dedicar más tiempo a cuestiones menos importantes o triviales. Si buscamos la excelencia, debemos centrarnos en lo que realmente aporte valor añadido.
Sobre gestión económica comenzaré a hablar próximamente. Evitar este efecto requiere una buena planificación financiera. También ayuda ser minimalista.
