Optimizando y configurando mi sistema de productividad personal

06/06/2018
Edu Salado
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Si has leído otros artículos de mi Blog creerás que estoy obsesionado con la productividad personal. En una realidad propensa a la infoxicación, sé que la diferencia entre ser productivo y estar ocupado reside en implantar un buen sistema de productividad. ¿Quieres conocer las claves para implantar tu propia versión personalizada? Perfecto, intentaré describirte cómo gestiono mi trabajo.

¿Qué es un sistema de productividad personal?

Nuestra vida profesional y personal está repleta de tareas. Un sistema de productividad personal es una herramienta que te permitirá organizar y ejecutar estas tareas lo mejor posible, optimizando tus recursos. Y me refiero a recursos materiales, tiempo y dinero. Son factores relevantes los que entran en juego en el sistema.

Después de más de 14 años de experiencia, puedo garantizar que el lanzamiento de una startup tecnológica tiende naturalmente a generar caos. Los acontecimientos se suceden rápidamente en el día a día, y sin una organización coherente reinará el desorden.

Aunque tu producto o servicio no tenga fecha de caducidad aparente, debes mantener una velocidad correcta en tu evolución. Las empresas startup imprimen un ritmo superior para alcanzar más rápido una elevada cuota de mercado. Aunque tus objetivos se encuentren en el medio o largo plazo, existe una velocidad mínima. Si no logras alcanzar este ritmo, dejarás de ser competitivo.

Metodologías de productividad personal:

Puedes utilizar como referencia de tu sistema de productividad algunas metodologías y técnicas de productividad que han surgido en el entorno empresarial:

  • GTD (Getting Things Done). Metodología creada por David Allen en su libro "Organízate con eficacia". Es una técnica muy popular centrada en descargar tu cerebro de tareas. No estamos diseñados para utilizarlo como almacén rápido de información. Resulta más eficiente organizar esta información en bandejas de entrada. El principal poder de GTD es optimizar tu sistema de archivado de tareas para facilitar su almacenamiento, seguimiento y revisión. El método se divide en varias fases: captura, procesado, organización, revisión y acción. Aplicándolo correctamente reducirás tu tendencia natural a procastinar (muy español, por cierto: no dejes para mañana lo que puedes hacer hoy).
  • Kanban (o Personal Kanban). Es una forma visual de presentar la evolución del estado de las tareas. Nace del sistema de producción japonés Kanban popularizado en Toyota. Tus tareas se convierten en tarjetas que se moverán entre diferentes columnas de estado. Una solución online popular que implanta esta técnica es Trello.
  • TimeBlocking (o TimeBoxing). Ya expliqué su funcionamiento en un artículo dedicado a esta metodología. Es fácil de comprender el objetivo de esta técnica: cada tarea debe programarse para un día y una hora en tu calendario. Deberás dividir tu jornada en diferentes bloques de tiempo y asignar tareas a estos bloques.
  • Pomodoro. Esta técnica se centra en optimizar el tiempo de ejecución de las tareas. Divide tu trabajo en ciclos con el objetivo de mantenerte concentrado. Personalmente, ésta es la metodología que menos peso tiene en mi día a día.

Pero seguramente tu realidad no encaje exactamente con ninguna de estas técnicas, por lo que recomiendo que configures tu propio sistema de productividad. Aprovecha lo mejor de cada metodología para adaptarlo a tu vida real.

Mi sistema de productividad personal personalizado (y las herramientas que utilizo):

Yo empleo una metodología que combina principalmente GTD y TimeBlocking. Capturo toda la información para decidir rápidamente que hacer con cada entrada. Con la práctica, esta decisión se convierte en un acto intuitivo. Todo aquello que debo ejecutar, lo programo y bloqueo en mi agenda. Al trabajar en varios proyectos (y empresas) simultáneamente, este sistema de productividad personal combinado me permite alcanzar mis objetivos. Además, termino el día sin esa desagradable sensación de caos que me acompañó durante tanto tiempo en el pasado.

¿Qué soluciones y herramientas utilizo?

  • El GTD lo gestiono con Todoist.
  • Gran parte de las tareas entran en el sistema a través del correo y del calendario (en mi caso Google Suite).
  • Integro la herramienta con Google Calendar para configurar correctamente mis bloques de tiempo (Time Blocking).

Algunos consejos clave para lograr implantar tu sistema de productividad personal con éxito

  1. Simplifica tu sistema. Cuando más simple sea, mejor lo integrarás en tu vida. Su ejecución no debería suponer un esfuerzo adicional.
  2. Independízalo de tus recursos o herramientas. Deberías aplicarlo desde cualquier lugar y en cualquier momento, como un buen nómada digital.
  3. Repítelo constantemente. Inicialmente, puedes pensar que emplear un sistema organizado es una pérdida de tiempo. Considéralo un entrenamiento. Si logras generar el hábito, será natural y podrás comprobar todos sus beneficios.
  4. Es complicado acertar con tu primer sistema de productividad personal. Deberás programar puntos de control periódicos para introducir mejoras en el sistema y adaptarlo progresivamente a tus necesidades particulares. Las iteraciones frecuentes te ayudarán a alcanzar la excelencia.
  5. El peor enemigo de la productividad son las interrupciones. Debes aprender a gestionar las interrupciones, ya que podrían convertirse en verdaderos ladrones de tiempo.
  6. Reduce el número de aplicaciones que integran el sistema. Si utilizan varias herramientas, intenta integrarlas de forma automática. Yo he logrado un buen nivel de automatización en mi sistema gracias a Zapier.

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