Calendario, gestión del tiempo y la técnica del TimeBlocking

18/09/2017
Edu Salado
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El principal activo de tu vida, tanto personal como profesional, es el tiempo. No en vano, es un activo limitado. Sólo tienes 24 horas al día y tienes que dedicar parte a tu trabajo, tu vida familiar, descansar, comer, etc. Por tanto, la gestión del tiempo es uno de los pilares centrales de la productividad personal.

Una de las sensaciones más habituales en los emprendedores (aunque también suele suceder en cualquier profesional) es la constante ansiedad por falta de tiempo. ¿Has tenido alguna vez la sensación de no poder llegar a completar tus tareas diarias? ¿Sientes que por muchas horas que dedicas parece que no logras terminar? Tranquilo, es una sensación habitual. Aprendí mucho sobre este aspecto con el gran Berto Pena. En la mayoría de los casos, esta sensación se produce por varias razones:

  • No somos realistas y queremos hacer más cosas de las que pueden hacerse correctamente en un tiempo limitado, por ejemplo, en un día. La razón es simple: estás cargándote de más trabajo del que puedes asimilar.
  • Lo habitual es tener un nivel de interrupciones alto, lo que te desenfoca constantemente y te aleja de cumplir tus objetivos. Es algo propio de la infoxicación.

Time Blocking para la gestión del tiempo

Conocí esta técnica de productividad personal escuchando el podcast de Joan Boluda. Posteriormente he profundizado en sus cursos online y llevo tiempo interiorizando esta técnica de gestión del tiempo, incluso adaptándola a mis necesidades. Es una técnica que también comparte Berto en sus cursos y en el Blog. La técnica es muy sencilla a nivel conceptual: dividir tu calendario diario en bloques de tiempo que asignas directamente a tareas. Así, conviertes una lista de tareas en un calendario, al poner fecha y hora a cada asunto.

Algunos consejos para lograr aplicar la técnica con éxito:

  • Crea bloques grandes, especialmente cuando seas novato. Si haces bloques de 10 minutos para cada mini-tarea es muy probable que se produzcan desajustes y no puedas completar tus bloques, por lo que la técnica carecerá de sentido. Además, es preferible hacer pocas cosas en un día, pero hacerlas bien, concentrado y completamente enfocado. Que intentar encajar muchas tareas diferentes más pequeñas. Sé minimalista y evita el caos.
  • Bloquea el tiempo que necesites para cada tarea. Te pongo un ejemplo, si tengo que llevar a mi hijo al pediatra, bloqueo el tiempo en el calendario, así tengo mi agenda centralizada en todo momento.
  • Deja cierta holgura entre tarea y tarea. No somos robots y nuestras estimaciones pueden fallar. Si finalmente tardas menos de los estimado en un bloque, ¡perfecto! Tienes varias opciones: o te tomas un descanso o adelantas trabajo del siguiente bloque. No te sientas mal por tomarte un descanso ocasionalmente, sin duda te lo has ganado.
  • Reserva semanalmente tiempo para imprevistos. Estos bloques permiten respirar tu agenda. Si surge algo importante que no puede esperar, puedes utilizar estos bloques para no dilatarlo.
  • Asegúrate de tener todo lo necesario para comenzar a trabajar en un bloque de tiempo. Si necesitas información o material que no depende de ti, solicita dicha información y programa el bloque para otro día.
  • Es efectiva utilizar la técnica Eat the frog. Una "americanada" eficaz. Muy simple: consiste en hacer las tarea más complicada al principio del día.

Herramientas para gestión del calendario

Como en el caso de la gestión del correo, dependerá de la plataforma tecnológica con la que trabajes. Nuevamente, yo trabajo con Google Suite, por lo que mi herramienta de trabajo para la gestión del tiempo es Google Calendar. Así tengo integrada esta gestión con toda la nube de Google. La clave es tener el calendario disponible en todos los dispositivos. Microsoft Office e iCloud (Apple) tienen sus soluciones. Aunque desde el ordenador trabajo directamente con Google Calendar.

Os recomiendo diferencial los bloques por cada proyecto utilizando colores diferentes, así puedes tener una idea de cómo será la semana de forma rápida y visual. En este Blog pretendo ser 100% transparente, la imagen de ejemplo es una captura real de mi calendario en una vista semanal. Se ve muy bien la existencia de un proyecto principal, uno secundario y otros proyectos paralelos por color. Los bloques de aire (en blanco) suelo dedicarlos al proyecto principal si no sucede nada extraño.

¿Te gustó esta entrada? Recuerda, lo más importante para mí es tu opinión. ¿Quieres que profundice en algún tema? ¿Quieres darme ejemplos o contarme tu experiencia? Espero ansioso tu feedback.

6 comments on “Calendario, gestión del tiempo y la técnica del TimeBlocking”

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