Gestión del correo

10/09/2017
Edu Salado
Volver a ver el listado a artículos o vídeos de reinvención digital

Como he insistido en numerosas ocasiones, el principal objetivo que persige este Blog es ayudar a cualquier profesional (emprendedor o no) a mejorar sus habilidades online. La comunicación online hoy es básica en cualquier actividad empresarial. El eje central de esta comunicación sigue siendo la gestión del correo.

Os presento un nuevo tipo de entrada. Estrenamos el primer monográfico. Cada monográfico estará compuesto por varios capítulos en los que profundizaré en un tema específico. Por lo tanto, completar un monográfico llevará varios meses, pues publicaré los capítulos cada lunes. En breve lanzaremos otras secciones semanales, aunque preferiría esperar a vuestras recomendaciones y consejos.

La productividad personal como eje de un cambio profesional

Este primer monográfico lo centraré en la productividad personal. Es un aspecto que marca la diferencia entre una buena gestión como emprendedor o empleado y una gestión deficiente. Uno de los principales problemas que tenemos como emprendedores es nuestra gestión del tiempo. Me gusta explicar que el tiempo es probablemente el activo más preciado que tenemos en nuestra vida. Es limitado y debemos aprovecharlo al máximo. Su correcta gestión mejora nuestros resultados, tanto si somos emprendedores como si trabajamos por cuenta ajena. Ahorraremos tiempo y energía si logramos se más productivos.

Comencé a leer sobre productividad personal poco después de crear mi primera empresa. En ese momento, descubrí a un experto que me ha acompañado (con su Blog, libros y cursos online) todo este tiempo. Hablo de Berto Pena, emprendedor y experto en productividad personal en ThinkWasabi. Comencé escuchando sus audiolecciones y leyendo uno de sus libros. Berto es un virtuoso explicando por qué tenemos esa constante sensación de agobio porque nuestro tiempo nunca es suficiente y nunca logramos terminar nuestras tareas. Explica que aprender a gestionar su tiempo y energía le cambió la vida y decidió dedicar su carrera a trabajar sobre este aspecto, ayudando a otros con sus cursos, conferencias y contenidos premium.

Primer capítulo: la gestión del correo

La comunicación online puede realizarse de muchas formas. La más extendida es el correo electrónico. Por tanto, una adecuada gestión del correo nos hará más productivos y reducirá muchos otros problemas profesionales. Voy a centrar mis recomendaciones en dos grupos:

Recomendaciones generales para una buena gestión del correo:

  • No utilices el correo de forma síncrona. Más adelante os explicaré las ventajas de la comunicación asíncrona. Existe una gran diferencia entre correo y mensajería instantánea. El correo no debería ser un Chat. Por tanto, no es necesario que respondas los correos de forma inmediata. Además, si lo haces, crearás un precedente muy poco sostenible. Si acostumbras a tus compañeros o clientes a responder al correo de forma instantánea, el día que no puedas hacerlo y tardes algunas horas, tendrás que dar explicaciones innecesarias.
  • No es necesario que tengas tu bandeja de entrada abierta constantemente. Es más que suficiente revisar una o dos veces al día el correo para ponerte al día y responder eficázmente. Si tienes la bandeja abierta, sentirás tentaciones por revisarla muchas veces, dedicando tiempo, energía y un esfuerzo excesivo. Aprovecha esta energía para otras labores que te permitan lograr tus objetivos y te generen un mayor valor añadido.
  • Desactiva las notificaciones derivadas del correo en todos tus dispositivos. Una gestión del correo con notificaciones genera constantes interrupciones que acabarán mermando tu productividad y concentración. Esta acción de ayudará a luchar contra la infoxicación.
  • Sé concreto pero lo más breve posible. Facilita la información que consideres interesante, pero no es necesario que te extiendas más de lo necesario. Lo bueno, si breve, dos veces bueno. Utiliza siempre el minimalismo, el receptor de tu correo lo agradecerá.
  • Utiliza el asunto para explicar de forma muy resumida el contenido del correo. Lo ideal es que el asunto aclare y resuma lo que habrá en el cuerpo del correo.
  • Evita poner a demasiadas personas en copia. Es una práctica extendida en las empresas, muy especialmente en grandes organizaciones. Y es un problema comunicativo.
  • Evita correos encadenados. Si tienes que hacer varias preguntas o facilitar mucha información, hazlo en un sólo correo y de forma esquemática.
  • Revisa tus correos antes de enviar. Vuelve a leerlo para intentar simplificarlo y evitar faltas ortográficas que generan mala imagen.
  • Plantea una acción, si es posible. ¿Cual es el objetivo de tu correo? Déjalo claro.

Recomendaciones tecnológicas para la gestión del correo:

¿Qué herramienta podemos utilizar para mejorar la gestión del correo? Dependerá de que servidor de correo estéis utilizando. Yo soy fan de Google en este aspecto. En todos mis proyectos utilizo Google Suite para empresas. Viene a ser Gmail con tu propio nombre de dominio. Incluye todas las aplicaciones adicionales de la Suite completa: Drive para almacenar archivos, Docs para escribir documentos de texto, Sheets para hojas de cálculo, Slides para presentaciones, etc. Gracias a este servicio, utilizo Google Inbox como herramienta de gestión del correo. Es una evolución de Gmail. Posiblemente se convierta en el futuro de Gmail por su rápido crecimiento. En mi portátil, utilizo la versión Web y tengo instaladas las Apps disponibles para iOS (en el iPhone y iPad). Alguna de las ventajas de Inbox son:

  • Permite posponer los correos fácilmente. Estos correos desaparecen de la bandeja hasta la fecha y hora indicada. Gracias a esta prestación podrás centrarte en las cuestiones más importantes y pendientes de resolución. Esto también puede hacerse en Gmail utilizando extensiones de Chrome.
  • Puedes marcar cada correo como completado, por lo que desaparecerá de tu bandeja. Podrás localizarlo con el buscador o en la opción "completados" de Inbox.
  • La clasificación de los correos por temática es simplemente brillante.
  • Puedes anclar correos o generar recordatorios desde el propio sistema.
  • Puedes ver rápidamente los archivos adjuntos sin necesidad de abrir el correo.
  • Responder es más fácil y rápido que en otros sistemas.

Otras soluciones alternativas:

No obstante, pasar de Gmail a Inbox supone un tiempo de adaptación. Inbox evoluciona y mejora más rápidamente que Gmail.

Si no tienes Google Suite, o no te gusta Inbox, os recomiendo utilizar una aplicación gratuita y multi-dispositivo muy interesante. La desarrolla Readdle y se llama Spark. Funciona excepcionalmente bien. Cuenta con muchas de las ventajas de Google Inbox. Permite utilizar cuentas de Google, Yahoo, Exchange, iCloud, Outlook u otras cuentas a través de los protocolos IMAP o POP3. Existe versión para Mac y para iOS.

No os voy a recomendar Outlook. Es la opción más utilizada en el mundo empresarial. Simplemente no me gusta, a pesar de que ha mejorado con el tiempo.

¿Te gustó esta entrada? Recuerda, lo más importante para mí es tu opinión. ¿Quieres que profundice en algún tema? ¿Quieres darme ejemplos o contarme tu experiencia? Espero ansioso tu feedback.

2 comments on “Gestión del correo”

    1. Muchas gracias Quico! Encantado de poder aportar algo de valor. La serie de productividad personal continuará el próximo lunes!!!

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.

Ver más

  • Responsable: Sal Digital Skills, S.L..
  • Finalidad:  Moderar los comentarios.
  • Legitimación:  Por consentimiento del interesado.
  • Destinatarios y encargados de tratamiento:  No se ceden o comunican datos a terceros para prestar este servicio. El Titular ha contratado los servicios de alojamiento web a OVHCloud que actúa como encargado de tratamiento.
  • Derechos: Acceder, rectificar y suprimir los datos.
  • Información Adicional: Puede consultar la información detallada en la Política de Privacidad.

Recibe artículos
e información de interés cada semana

Leave this field blank