Utiliza la comunicación asíncrona

20/09/2017
Edu Salado
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Os quiero contar otro de los cambios que puede revolucionar tu forma de entender la productividad personal, especialmente cuando trabajas en el mundo online. Uno de los principales problemas a los que nos enfrentamos diariamente y que nos afecta de forma muy negativa es el exceso de interrupciones. Y entre todas las interrupciones, las más comunes son las producidas por la comunicación síncrona.

Es muy importante que visualicéis la magnitud de este problema. El cambio de paradigma comunicativo puede ser un detonador que haga explotar tu productividad. Imagínate que estás programando una función del código de tu aplicación Web, estas redactando contenido para el blog de tu empresa o estás escribiendo un informe para un cliente. En cualquiera de estos casos se requiere un elevado nivel de concentración.

Aquellos programadores que trabajéis con código entenderéis lo fácil que es cometer errores cuando la concentración no es la adecuada. Un punto y coma mal colocado puede hacer que todo un bloque de código no funcione. Es fácil identificar este tipo de trabajos en vuestro día a día, independientemente de tu sector profesional.

Ahora imaginad que en este entorno de concentración suena el teléfono. Es un cliente. Debes parar todo tu trabajo para descolgar el teléfono. Tras varios minutos de conversación (en el mejor de los casos) donde generalmente no se genera un gran valor diferencial (lo normal es que debas recopilar información para responder al cliente más adelante), cuelgas y te dispones a continuar con tu trabajo.

Debes tomarte bastante tiempo en volver al punto en el que te habías quedado. Multiplica esta interrupción por más de 10 llamadas en una mañana. El resultado es predecible: adiós productividad.

Esta imagen es habitual en la comunicación síncrona, puesto que se requiere que todos los sujetos participen al mismo tiempo en el proceso comunicativo. Y a poder ser, dedicándole toda la atención posible. Seamos realistas, no somos multitarea. En caso de que intentes realizar otra tarea mientras mantienes una conversación telefónica, el interlocutor lo nota. Resulta evidente.

¿Se puede evitar este problema productivo?

Efectivamente, utilizando comunicación asíncrona. En este caso los mensajes no se producen en el mismo momento de tiempo. Existen muchas formas de comunicación asíncrona: correo electrónico, aplicaciones de mensajería, sistemas de Tickets, etc. Sólo hay una premisa, la respuesta no tiene porque producirse de forma inmediata. Con el tiempo, aprendes que esta forma de comunicación es mucho más efectiva por varias razones:

  • Hace que seas dueño de tu tiempo, que controles tu productividad. Tu decides cuando revisar tus mensajes y responder correctamente si es necesario.
  • Puedes preparar mejor tus respuestas y ser más eficiente en la comunicación. Por tanto, tu interlocutor acabará por agradecerlo.
  • Mejorarás la calidad de tu trabajo.

No es un proceso natural en el mundo de los negocios. Contamos con una barrera ideológica que se intensifica drásticamente en la actualidad: estamos acostumbrados a la inmediatez. Pero aquello que vale la pena requiere tiempo, y lo mismo sucede con la comunicación.

¿Cómo utilizo la comunicación asíncrona?

Personalmente, hace ya tiempo que vi clara la necesidad de pasar a una comunicación asíncrona. Comencé con una etapa de cambio progresivo. En la actualidad, sólo utilizo esta metodología de comunicación y los resultados son muy positivos. En raras ocasiones organizo alguna llamada telefónica, una vídeo-conferencia por Skype/HangOut o una reunión presencial (en extrañas ocasiones). El resto de comunicación la desarrollo a través del email y de sistemas de mensajería como Slack (en mi vida profesional) o WhatsApp (en mi vida personal).

Pero para que esta comunicación sea realmente eficiente es necesario tomar distancia frente a los canales de comunicación en los momentos en los que tienes que ser productivo. Para ello, mantengo desactivadas todas las notificaciones de mis dispositivos móviles y de mi ordenador. Sólo leo mis mensajes cuando decido, y normalmente lo limito a dos o tres veces a lo largo del día.

Es posible que tarde en responder varias horas a un correo, pero ¿es esto un problema grave? Si lo explicas correctamente a tu interlocutor, acabará apreciando tu interés por ser más eficiente en la comunicación.

¿Te gustó esta entrada? Recuerda, lo más importante para mí es tu opinión. ¿Quieres que profundice en algún tema? ¿Quieres darme ejemplos o contarme tu experiencia? Espero ansioso tu feedback.

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